Das Softwaremodul ORA

Ein kurzer Überblick

Hier finden Sie eine kurze Übersicht über das Menü von ORA

Start

  • Erfassung – Erfassen Sie die angefallenen Stunden entweder täglich oder in der übersichtlichen Wochenerfassung.
  • Auswertung – Hier finden Sie einen Auswertungsassistenten für Ihr Personal, Ihre Maschinen und Ihre Betriebsteile.
  • Benutzer – Ändern Sie Ihr Passwort und melden Sie sich ab.
  • Programm – Sie können Einstellungen vornehmen wie
    • mehrere Betriebe definieren sowie
    • Sprache auswählen und
    • Lizenznummer eintragen.

Auswertung

ForstAdmin beinhaltet die verschiedensten Auswertungen wie:

  • Personal / Maschine / Betriebsteil: Eine Auswertung aller Stunden erfolgt detailliert oder summiert nach Tätigkeit, Betriebsteile, Kostenträger oder Erlösarten.
  • Personalspesen: Eine Übersicht der Personalspesen pro Mitarbeiter.
  • Stundenrapport: Auf einen Blick sieht man die Stunden des Mitarbeiters eines oder mehrerer Monate.
  • Materialverbrauch: Dies ist eine Ausflistung des gebuchten Materials auf ein Betriebsteil, Projekt/Schlag.
  • Freie Liste (Excel): Zwecks weiterer Analyse exportieren Sie die Stunden in ein Excel.
  • Rapport Betriebsteil: Es handelt sich hierbei um eine monatliche Übersicht der Stunden auf ein gewisses Betriebsteil, Projekt/Schlag.
  • Kosten Betriebsteil: Bietet eine Auflistung der bereits fakturierten und noch offenen Stunden.
  • Kosten Betriebstteil Detailliert: Hier wird zusätzlich gruppiert nach Tätigkeit.
  • Kosten Detailliert: Bietet die detaillierteste Auflistung der geleisteten Stunden auf ein Projekt/Schlag.

Stammdaten

Die Stammdaten sind die Grundlagen eines jeden Programms. Der Benutzer definiert oder erfasst folgendes:

  • Betriebsteile und deren Projekte/Schläge
  • Personal
  • Maschinenpark (Personal/Betriebsstelle)
  • Tätigkeit für die Stundenerfassung
  • Kostenträger
  • Erlösarten bzw. Kostenarten
  • benötigte Einheiten wie m2, m3, MStd usw.
  • Vordefinierte Artikel für die Verwendung in der Materialerfassung oder Rechnungen
  • MWSt. = Mehrwertsteuersätze
  • Verrechnungssätze wie Zu-/Abschläge für mögliche Nacht, Wochenendeinsätze oder Gefahrenzulagen
  • Benutzer anlegen für die Anmeldung in ForstAdmin

Sonstiges

Unter Sonstiges befindet sich der Export– und Import für:

  • ForstBar 3 Stammdaten und Stunden
  • WS-Zeiterfassung
  • Stammdaten und Stunden aus einer Access-Datei
  • CSV-Arbeitsrapport als Exceltabelle

Sowie unter Sonstiges:

  • Archivieren von abgeschlossenen Projekten/Schlägen
  • Löschen von alten Daten

Erste Schritte

Nachfolgend finden Sie die Vorgehensweise zum Bearbeiten des Softwaretools ORA.

Erstanmeldung

Erstanmeldung_ForstAdmin

ORA starten

  • Starten Sie das Programm ForstAdmin mit Doppelklick auf das ORA-Symbol
  • Sie sehen nun das Anmeldefenster
  • Tragen Sie dort unter Benutzernamen ForstAdmin ein und lassen Sie das Passwortfeld leer
  • Klicken Sie auf den Button „Start“
  • Überlegen Sie sich bitte, ob Sie einen eigenen Benutzernamen mit Passwort definieren möchten. Unter dem Menüpunkt Stammdaten – Benutzer definieren Sie Ihren Benutzernamen mit Passwort. Die Anleitung finden Sie unter Benutzer anlegen.

Die wichtigsten Stammdaten

Hier werden die wichtigsten Menüpunkte erläutert. Die Menüpunkte Einheit/Artikel/MwSt. sowie Zu- und Abschläge sind selbsterklärend.

ForstAdmin_Stammdaten

Menüpunkte der Stammdaten

Alle Funktionen in den Menüpunkten der Stammdaten, die Sie erfassen möchten, arbeiten nach dem gleichen Prinzip.

  • Neu – Der Cursor springt in die unterste Zeile, um neue Angaben einzutragen. Je nach Stammdaten, aktivieren Sie den Eintrag durch Setzen des Häkchens.
  • Löschen – Setzen Sie den Cursor in die entsprechende Zeile und löschen Sie dann die Eintragung durch Klicken des Löschen-Buttons.
  • Liste Drucken – Sie können sich Ihre Eintragungen drucken oder in Word exportieren. Klicken Sie auf Liste drucken und wählen Sie weiter aus.

Bearbeiten Sie Ihre angelegten Stammdaten jederzeit durch Klicken in die Zeile.

Wenn die Felder mit anderen Stammdaten verknüpft sind, werden diese Datensätze zusätzlich eingeblendet. Sie sehen es auf den folgenden Screenshots (Betriebsteil, Personal und Maschine).

Alle Abbildungen enthalten Beispiele, um Ihnen die Erfassung zu erleichtern.

Betriebsteil

ForstAdmin_Stammdaten_Betriebsteil

Projekte und Verrechnungssätze

Definieren Sie hier bitte Ihre Projekte (Betriebsteil) oder Unterprojekte (Schläge).

Vergessen Sie nicht, die Verrechnungssätze Ihrer Mitarbeiter unter dem Menüpunkt Verrechnungssatz zu definieren. Darunter fallen z.B. Interne Arbeiten oder Arbeiten für Dritte.

Personal / Betriebsstelle

ForstAdmin_Stammdaten_Personal

Stundentarife Ihrer Mitarbeiter

Hinterlegen Sie im Menüpunkt Personal die Mitarbeiterdaten Ihrer Angestellten mit dem zu verrechneten Tarif.

Maschine

ForstAdmin_Stammdaten_Maschine

Durch Klicken auf Neu erfassen Sie Ihre Maschinen und hinterlegen Kaufdatum, Einheit, Mehrwertsteuersatz und den Stundentarif, der bei Benutzung dieser Maschine verwendet wird.

Tätigkeiten

ForstAdmin_Stammdaten_Tätigkeit

Mit Tätigkeiten erfassen Sie alle Aktionen, die in Ihrem Unternehmen ablaufen.

Also auch z.B. Absenzen wegen Krankheit oder Schlechtwetter oder Kilometergeld bei Spesen etc.

Kostenträger

ForstAdmin_Stammdaten_Kostenträger

Alle Dienstleistungen, die Sie anbieten, erfassen Sie unter dem Menüpunkt Kostenträger.

Erlösarten

Erlösarten/Kostenarten für Material

Unter dem Menüpunkt Erlösarten erfassen Sie alle Materialien, mit denen Sie arbeiten. Weisen Sie diese über die Personalzuweisung Ihren jeweiligen Mitarbeitern zu.

Benutzer anlegen

Berechtigungsstufe definieren

ForstAdmin_Stammdaten_Benutzer

Wer darf welche Personendaten sehen

Hier definieren Sie, welcher Angestellte Zugriff auf welches Personal hat.

Eine Sekretärin z.B. hat Zugriff auf alle Personen. Sie erfassen also die Sekretärin mit Namen, Passwort und der Stufe Superuser. Den Vorarbeiter aber hat als User nur Zugriff auf die Arbeiter, die ihm unterstellt sind.

Durch Klicken in die entsprechende Zeile und anschliessendem Klicken auf Personalzuweisung, können Sie Ihre Mitarbeiter dem jeweiligen Benutzer zuweisen. Falls der Mitarbeiter über die mobile Version ORA MOBILE verfügt, setzen Sie dort den Haken.

  • Superuser – Zugriff auf alle Personen.
  • User – Zugriff auf bestimmte Personen

Stunden erfassen

Im Menü Start befindet sich die Stunden- und Wochenerfassung der Mitarbeiterstunden. ForstAdmin bietet Ihnen 2 Möglichkeiten an. Wählen Sie Ihren Favoriten zur Zeiterfassung.

Ansicht Tageserfassung

ForstAdmin_Start_Tageserfassung

Tages- und Wochenerfassung

Sie können Ihre Mitarbeiterstunden jeden Tag oder jede Woche erfassen. Hier sehen Sie eine Abbildung der Tageserfassung. Durch Klicken in die jeweilige Zeile, passen Sie die Daten an. Dabei ermöglicht Ihnen der o.a. Filter zwischen Jahr und Monat hin und her zu wechseln. Zusätzlich zeigt Ihnen das Aktiv-Kästchen, nur alle verwendeten Daten und Konten an.

Desweiteren blenden Sie nicht notwendige Textspalten einfach aus.

Auswertung

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1

Assistent für Personal / Maschine / Betriebsteil

in 6 Schritten zur Druckansicht

2

Personalspesenabrechnung

Druckansicht detailliert oder summiert

3

Stundenrapport

Druckansicht einzeln oder addiert

4

Materialverbrauch

Betriebsteil wählen

5

Assistent in 4 Schritten: Freie Liste (Excel)

Wählen Sie nur die Werte, die Sie benötigen.

6

Rapport Betriebsteil

Druckansicht nach Betriebsteil

7

Assistent in 4 Schritten: Druckansicht Kosten nach Betriebsteil

8

Assistent in 6 Schritten: Druckansicht Kosten nach Betriebsteil plus Projekt und Kostenträger

9

Druckansicht detaillierte Kosten nach Stundentarif

Auswertungen und Rapporte

Das Menü Auswertungen enthält 2 Gruppen.

  • Gruppe 1 betrifft Personal, Maschinen und Materialverbrauch.
  • Gruppe 2 stellt Kosten und Rapporte zur Verfügung.

Sie benutzen in beiden Gruppen den Assistenten zum Auswerten und Drucken Ihrer Unterlagen.

Je nach Funktion führt Sie der Assistent schrittweise durch die zu druckende Auswertung.

Sonstiges

ORA - Menüpunkt Sonstiges

Exporte und Importe von Stammdaten

Das Menü Sonstiges bietet 3 Rupriken zum Datentransfer an.

  • Export von ForstBar – Daten und der Zeiterfassung.
  • Import von ForstBar- und Excel-Stammdaten.
  • Sonstiges zum Archivieren oder Daten löschen.

Beim Exportieren geben Sie bitte den Zeitraum und den Pfad an, wo die Daten auf Ihrer Festplatte hinterlegt werden sollen.

Entnehmen Sie beim Importieren bitte die Datei von dem Ort, wo Sie sie auf der Festplatte abgelegt haben.

Das Archivieren von Daten erfolgt mit einem Assistenten.